Lorsque l’on démarre un nouvel agenda on est un peu comme l’écolier qui reçoit ses cahiers et son journal de classe, ou comme les vœux que l’on forme en début d’année.
On se promet plein de rigueur, on va remettre de l’ordre dans tous ces contacts, ses activités répétitives, on va mieux organiser l’agenda / les agendas avec des couleurs,
Et si l’on commençait par prendre des mesures simples à respecter dans son agenda papier ou électronique ?
Que vous soyez indépendant, personne privée, ou employé (peu importe le niveau) et sauf contre-ordres de votre département IT en tant qu’employé dans une société, vous pouvez vous créer un petit lexique de codes à utiliser et suivre quelques règles simples et minimalistes :
Ceci ne sont que quelques exemples. Ensemble nous déterminerons la meilleure approche pour vous et vos besoins.
Règle 1 : Titre explicite et court
Le titre est la première chose que l’on lit. Il doit contenir le type d’évènement, un sujet clair et concis, un contact, une référence (dossier, facture,..)
Règle 2 : Identifier le lieu
Si possible avec une adresse géolocalisable afin de lancer votre GPS au moment de partir … ex. Votre TESLA vous prépare votre itinéraire en fonction de votre agenda au moment de partir
Règle 3 : Préciser l’heure de début / de fin :
et laisser 1/4H entre les activités Tout retard s’accumule et ne se rattrape pas. Le break permet de faire un rapide résumé de la réunion
Règle 4 : annotation utile
et essentielle pour la route / pour l’accueil
Règle 5 : Utilisation des couleurs pour faire la distinction entre:
- Pas de délai (noir)
- Prioritaire (bleu)
- Urgent (rouge)
- Terminé (vert)
Si vous utilisez un agenda papier, le bon vieux bic 4 couleurs est l’outil idéal
Si vous utilisez un agenda électronique, il est parfois possible de mettre des couleurs sur chaque action, ou de travailler avec 3 calendriers en plus du calendrier de base :
- Agenda défaut = noir
- Agenda prioritaire = bleu
- Agenda Urgences = Rouge
- Agenda Terminés = Vert
Règle 6 : Vous pouvez utiliser des CODES qui vous permettent d’identifier et de décrire très rapidement une activité
/
Exemple de CODES
TENT : Dans le Titre – Signifie TENTATIVE de réunion, a confirmer ; il manque des éléments
CONF : Dans le Titre – Signifie CONFIRME, la réunion, le rdv est confirmé. Ajouter le nom de la personne a voir dans le titre
PERS : élément Personnel ( pour différencier des éléments PROF ) si utile ; combinable avec les autres CODES.
Exemple : PERS_TENT-Coiffeur Teinture -Amodio (rdv privé en attente de confirmation-
TODO : Dans le Titre – Signifie Action A FAIRE :
Exemple : TODO – Nettoyer le filtre de la machine à laver – HOME
Dans les exemples ci-dessous, on voit :
- (1)Un call normal qui passe en (2) Urgents 3 jour plus tard.
- (3) un lunch en priorité normale qui passe en (4)= Terminé. Dans certains outils il n’est pas possible de déplacer un événement d’un calendrier vers un autre. Dans cas on duplique l’évènement et on l’assigne au calendrier ‘Terminés’
- 5). Un Call Urgent mais pas de confirmation de l’autre partie (TENT)
- (6). Un call prioritaire mais pas de confirmation
- (7) une action a faire sans priorité
Cette méthode par code et couleur vous permet d’avoir très vite une vision globale de l’état d’avancement des différentes tâches a accomplir.. :
- Toute tâche qui n’est pas devenue verte en fin de journée nécessite un traitement, soit supprimer, reporter, confirmer.
- La revue quotidienne en fin de journée vous permet de préparer également votre journée du lendemain. Si vous faites cela tous les jours, cette revue ne devrait pas vous prendre plus de 10′, et vous serez apaisé pour votre soirée car vous vous sentirez déjà prêt pour le lendemain.
- L’avantage de cette méthode est de voir un seul coup d’œil toutes les taches urgentes, prioritaires et terminées de la semaine. En principe le lundi il n’y aura pas de vert, et le vendredi il ne devrait y avoir que du vert.
Dans un prochain article, nous aborderons le choix du délai pour l’exécution d’une tâche : maintenant ou plus tard ??
