Maintenant que vous avez votre liste des activités à faire, il faut maintenant les répartir journalièrement. Vous allez donc constituer votre agenda.
Cela paraît évident et je suis certain que vous le faite déjà.
Mais un bon agenda c’est quoi ?
En premier lieu, votre agenda doit être un outil qui vous convient ! Certaines personnes veulent garder un agenda papier, d’autres ont un agenda électronique sur un appareil de leur choix (gsm, pc,..) ; d’autres encore ont plusieurs agendas, interconnectés ou pas..
Dans le monde de l’entreprise, il n’y a souvent pas le choix.
Vous devrez vous adapter et vous former à l’outil imposé. En dehors des réunions ou tâches qui vous sont assignées, le contenu que vous y mettez-vous appartient et est de votre choix.
Si nous travaillons ensemble, nous verrons ensemble comment il est possible de mieux gérer votre agenda professionnel.
Dans votre vie personnelle, vous avez la liberté du choix de votre outils.
Si vous avez un agenda d’entreprise, il est parfois autorisé de mélanger vos activités personnelles avec celles de votre vie professionnelle. Mais je le déconseille fortement pour des raisons de protection de vos infos personnelles, et pour la continuité de vos archives (car c’est le service informatique que décide de la taille de votre boite et de son nettoyage !).
Agenda papier :
De nombreuses personnes (souvent des indépendants) utilisent encore un agenda papier (petit ou grand format) pour plusieurs raisons : fonctionne toujours, très rapide, visuel, permet de voir les ratures, les reports, les annotations, archivage illimité (chaque année je stocke mon agenda papier en étant certain de toujours pouvoir retrouver une info).
A contrario, l’agenda papier peut se perdre… ainsi que toute son histoire ! Et jamais personne ne s’amuse à tenir un 2ieme agenda papier en backup.
Agenda électronique :
Beaucoup d’avantages sauf les raisons invoquées pour l’agenda papier.
L’avoir toujours soi n’est pas un argument car il cela vaut également pour l’agenda papier.
- Calendrier perpétuel : oui c’est facile surtout en fin d’année
- Calendrier multiples : permet d’avoir plusieurs calendriers visibles en même temps (et parfois partagés)
- Rappels automatiques : il est possible de lier des activités avec un rappel (récurrent si nécessaire) qui est envoyée directement sur l’écran (notification)
- Synchronisation entre l’agenda du portable et celui sur votre ordinateur : facile si l’on doit y mettre des infos sur la route et sur le lieu de travail (privé ou professionnel).
- Gestion des tâches pour des équipes : certains logiciels permettent d’assigner des taches à d’autres personnes et de suivre l’évolution de l’exécution de ces dernières.
- Invitation à plusieurs autres personnes pour participer à une activité planifiée
+Ajout de pièce jointe pour expliciter l’événement planifié
Etc, etc,..
Du côté négatif, on notera :
- La difficulté d’utilisation et les nouveautés régulières
- La dépendance à un fournisseur (ex.Proximus,), à un constructeur (ex. Apple, Samsung,..), à un développeur (Appel, Google, ..)
- La navigation et la recherche parfois laborieuse
- La suppression d’information (déplacement d’un rendez-vous, suppression d’une activité,
- L’archivage ‘perpétuel’ inexistant
- la récupération des données en cas de changement de compte (ou d’adresse électronique)
Etc, etc,..
Donc à vous de choisir 😊
Reste maintenant à savoir comment noter nos activités dans notre agenda (papier, électronique).
Ceci fera l’objet d’un autre post.
