L’externalisation de la documentation des processus est une pratique courante dans les entreprises. Voici quelques éléments à considérer :
- Identification des Processus Externalisés : Tout d’abord, il est essentiel d’identifier les processus que vous souhaitez externaliser. Cela peut être fait en cartographiant vos processus internes. Une fois identifiés, ces processus peuvent être externalisés à des fournisseurs indépendants.
- Contrats de Partenariat : Établissez des contrats de partenariat avec des fournisseurs externes. Ces contrats devraient inclure des objectifs mesurables pour le processus externalisé. Assurez-vous que les critères de maîtrise du processus sont transposés en exigences contractuelles.
- Surveillance et Suivi : Surveillez le processus externalisé. Vous pouvez utiliser diverses méthodes et outils pour cela. L’objectif est de s’assurer que le processus est exécuté conformément aux exigences et qu’il produit des résultats conformes.
- Collaboration avec le Fournisseur : Selon les risques encourus sur le produit final, vous pouvez collaborer avec le fournisseur de différentes manières :
- Participer à la définition et à la documentation du processus externalisé.
- Vérifier que le fournisseur dispose des ressources nécessaires pour mettre en œuvre le processus.
- Surveiller l’efficacité du processus et l’intégrer dans votre programme d’audit interne.
- Vérifier la conformité des produits issus de ce processus.
- Responsabilité de Conformité : Gardez à l’esprit que l’assurance de la maîtrise des processus externalisés ne dégage pas votre entreprise de sa responsabilité de conformité envers les exigences des clients et les exigences légales et réglementaires.
En résumé, l’externalisation de la documentation des processus est possible, mais elle nécessite une gestion rigoureuse pour garantir la qualité et la conformité des résultats.
